NumberONE: Oktober 2014

Pengantar Bisnis Informatika

Kelompok 4 : 1. Youvan Fondiansa (58411620)

2. Nurul Putri Rahayu (55411406)

3. Rifqi Rahmadi (56411192)

4. Ryan Wicaksono Pamungkas (58411244)

5. Fajar Awalludin (52411628)

6. Fahmi Aufa (52411580)

7. Nur Indah Puspitasari (55411311)

8. Tamy Yasmita Sari (57411019)

Sub 2 : Sumber Daya Manusia dan Organisasi

Oleh : 1. Rifqi Rahmadi (56411192)

( http://rifqirahmadi.blogspot.com/ )

2. Ryan Wicaksono Pamungkas (58411244)

(http://onesecret2.blogspot.com/ )

STRUKTUR ORGANISASI

A. Pengertian Arti Definisi Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.

B. Elemen Struktur Organisasi

Empat elemen dalam struktur organisasi yaitu :

1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja

2. Adanya standardisasi kegiatan kerja

3. Adanya koordinasi kegiatan kerja

4. Besaran seluruh organisasi.

Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Pengaruh struktur organisasi terhadap kepuasan dan kinerja karyawan mengarah pada suatu kesimpulan yang sangat jelas. Struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal.

Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap berhubungan. Hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian ataupun posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi Kerangka kerja organisasi disebut sebagai desain organisasi (organizational design). Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan struktur organisasi (organizational structure).

C. Faktor- faktor yang mempengaruhi struktur organisasi

Ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur organisasi antara lain:

Ø Strategi Organisasi

Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi.

Ø Skala Organisasi

Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai daerah.

Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut.

Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak.

Ø Teknologi

Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.

Ø Lingkungan

Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.

D. Fungsi struktur organisasi

Fungsi struktur organisasi yaitu :

a. Kejelasan Tanggung Jawab.

Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dengan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.

b. Kejelasan Kedudukan.

Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.

c. Kejelasan Uraian Tugas.

Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.

d. Kejelasan Jalur Hubungan.

Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan.

Pola dasar struktur organisasi sebaiknya tersusun relative permanen, artinya tidak perlu selamanya mengalami perubahan. Dalam aktivitas yang dilakukan harus ada jaminan fleksibilitas, artinya aktivitas itu senantiasa dapat diperluas jangkauannya, namun pola dasar struktur organisasi tidak perlu mengalami perubahan. Yang perlu mendapat perhatian dalam mengisi struktur organisasi adalah manusia yang memiliki kompentensi yang sesuai dengan jenis tugas dalam bagian-bagian tugas atau pekerjaan pada struktur tersebut.

Penggolongan aktivitas dalam struktur dapat kita bagi menjadi empat unsu

a) unsur pimpinan

b) unsur pembantu pimpinan

c) unsur pelakasana tugas pokok

d) unsur pelaksana tugas-tugas fungsional

E. Elemen Struktur Organisasi

Dalam struktur Organisasi terdapat enam elemen kunci yang harus dipertahankan dalam menyusunnya. Berikut elemen yang dimaksud yaitu :

1. Spesialisasi Pekerjaan

Tugas tugas dalam struktur organisasi kerap dibagi-bagi kedalam beberapa pekerjaan tersendiri sesuai dengan spesialisasinya.

2. Departementalisasi

Elemen struktur ini sebagai dasar yang digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Elemen ini dapat berupa proses, produk, geografi dan pelanggan.

3. Rantai Komando

Elemen struktur ini merupakan garis wewenang yang membentang dari puncak organisasi ke posisi paling bawah. Elemen ini pun akan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

4. Rentang Kendali

Elemen struktur ini menunjukan jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Sementara itu Desentralisasi merupakan lawan dari Sentralisasi.

6. Formalisasi

Elemen struktur ini menjelaskan sejauh mana pekerjaan-pekerjaan didalam organisasi dibakukan.

F. Bentuk Bentuk Organisasi

Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi dapat dibedakan atas

1. Organisasi garis

Organisasi garis diciptakan oleh Henry Fayol . Ciri-ciri organisasi garis adalah sebagai berikut :

a. Jumlah karyawan sedikit

b. Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja.

c. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenag dan tanggung jawab penuh atassegala bidang pekerjaannya

d. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan

e. Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal

f. Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi

g. Organisasinya kecil.

2. Organisasi garis dan staf

Organisasi garis dan staf diciptakan oleh Harrington Emerson. Organisasi ini mencakup kelompok-kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi yaitu :

a. Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang digambarkan dengan garis atau lini.

b. Orang yang mengerjakan tugas berdasarkan keahlian.

Ciri-cirinya :

1. Organisasinya besar dan bersifat kompleks

2. Jumlah karyawan banyak

3. Hubungan antara atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

4. Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal

5. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal.

6. Kesatuan perintah tetap diperintahkan

7. Terdapat dua kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang staf.

− Wewenang lini adalah yang dapat / harus merealisasi tujuan organisasi secara langsung.

− Wewenang staf adalah karyawan yang tidak dapat merealisasitujuan perusahaan secara langsung tetapi hanya memberikan bantuan pelayanan.

3. Organisasi Fungsional

Organsasi fungsional adalah organisasi yang mendasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya.

Ciri-ciri organisasi fungsional :

a. Setiap pimpinan dapat memberikan perintah kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.

b. Tanggung jawab pelaksanaan kepada lebih dari satu pimpinan

c. Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

d. Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal

e. Bawahan akan menerima perintah dari berapa orang atasan

f. Koordinasi antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertian yang dalam mengenai bidangnya.

4. Organiasi komite/panitia

Organisasi komite adalah bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite/dewan/board dengan pluralistic manajemen.

1. DEWAN DIREKSI :

Dewan direksi terdiri dari satu orang direktur utama, tiga orang wakil direktur utama dan enam orang direktur.

Tugas utama dari direksi :

· Menentukan usaha sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan.

· Memegang kekuasaan secara penuh dan bertanggung jawab terhadap pengembangan perusahaan secara keseluruhan.

· Menentukan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan, melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan.

Tanggung jawab dari direksi:

Untuk mengelola usaha perseroan sesuai anggaran dasar. Pada tahun 2006 secara formal direksi mengadakan tiga kali rapat direksi untuk mengevaluasi kinerja operasional dan keuangan perseroan, serta meninjau strategi dan hal-hal penting lainnya. Selain itu beberapa pertemuan informal juga dilaksanakan untuk membahas dan menyetujui hal-hal yang membutuhkan perhatian dengan segera.

2. DIREKTUR UTAMA :

· Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang administrasi keuangan,kepegawaian dan kesekretarian.

· Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan.

· Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

· Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan.

· Melaksanakan tugas-tugas yang di berikan Dewan Direksi.

· Dalam melaksanakan tugas-tugas Direktur Umum bertanggung jawab kepada Dewan direksi.

· Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif.

· Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerja sama dengan MD atau CEO)

· Memimpin rapat umum, dalam hal; untuk memastikan pelaksanaan tata tertib: keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; mengarahkan diskusi kea rah consensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.

· Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.

· Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapai keselarasan dan efektivitas.

· Mengambil keputusan sebagaimana di delegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam meeting-meeting BOD.

· Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standaretika dan hokum, sebagai refrensi dalam (apapun standar dokumen kebijakan direktur yang mungkin anda gunakan)

3. DIREKTUR :

· Menetapkan Prosedur kegiatan perusahaan ditiap-tiap manajer untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan.

· Menetapkan tujuan dari tiap-tiap manajer yang ada.

· Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggungjawabannya.

· Mengadakan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian karyawan beserta gajinya.

· Menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.

· Sebagai pimpinan dari perusahaan.

Direktur bertanggung jawab atas kerugian PT yang disebabkan direktur tidak menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas. Atas kerugian PT, direktur akan dimintakan pertanggungjawabannya secara perdata.

Apabila kerugian PT disebabkan kerugian bisnis dan direktur telah menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas, maka direktur tidak dapat dipersalahkan atas kerugian PT.

4. DIREKTUR KEUANGAN:

· Direktur keuangan dapat membentuk organ setingkat di bawahnya yang jumlahnya di tetapkan dengan persetujuan Dewan Direksi.

· Mengawasi Operasional mengenai keuangan perusahaan.

· Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian keuangan

· Meminta pertanggungjawaban dari tiap-tiap bagian yang ada dibawahnya

· Mempertanggungjawabkan kegiatan yang ada mengenai bagian keuangan

· Menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan

· Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk menjamin tidak adanya kebocoran dalam bagian keuangan.

5. DIREKTUR PERSONALIA :

· Mengembangkan system perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan pegawai

· Melaksanakan Kebutuhan administrasi dan kepagawaian.

· Membina pengembangan staff administrasi

6. MANAGER :

Tugas seorang manager adalah bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian.

Adapun mekanisme yang diperlukan untuk menyatukan variabel diatas adalah sebagai berikut:

Pengarahan (direction) yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.

Rancangan organisasi dan pekerjaan.

Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.

Sistem komunikasi dan pengendalian.

Sistem reward.

7. MANAGER PERSONALIA :

A. Buat Pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian Unit Personalia

B. Buat Flow Process Administrasi seluruh kegiatan Personalia

· Proses & Prosedur Rekrutmen : searching, interview, test and selection.

· Remuneration Management : Struktur dan Skala Gaji, Basic Salary, Allowance, Incentive & Overtime.

· System Penilaian Kinerja Karyawan

· Seluruh Perizinan Ketenaga Kerjaan

· Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK

· Handling karyawan Tetap, Kontrak & Harian serta PKL

· Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya

· Training & Evaluasi

· Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan

· Benefit & Fasilitas Lainnya

C. System Penyediaan Data Karyawan, Surat-surat serta Form Administrasi kegiatan personalia

D. Buat dan pastikan System Dokumentasinya yang Efektif

E. Buat System pelaporan Seluruh Kegiatan Personalia

8. MANAGER PEMASARAN

· Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien

· Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.

· Bertanggungjawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur.

9. MANAGER PABRIK :

1) Berkaitan Kepada Direktur :

· Bertanggung jawab kepada direktur perusahaan langsung.

· Melakukan konsultasi berkala supaya tercapai keselarasan pelaksanaan tugas.

2) Berkaitan Dengan Produksi :

· Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengantisipasi dan mengatasi berbagai persoalan produksi

· Mengarahkan setiap bagian yang di tunjuk oleh direktur perusahaan.

· Bersama-sama dengan supervisor menangani masalah pabrik.

Manajer pabrik membawahi PPC, Produksi, Pembelian, dan Gusang Bahan Buku.

10. ADM & GUDANG :

Bagian ini akan mengecek semua administrasi dan transaksi berhubungan dengan jalannya perusahaan. Bagian ini terdiri dari CMT,Acounting, dan Kasir.

· CMT bertugas untuk mengurus hal hal berkaitan dengan pihak Outsourcing.

· Accounting bertugas untuk melakukan membukukan transaksi yang terjadi.

· Kasir bertugas untuk membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang harian.

11. DIVISI REGIONAL :

· Mengelola asset untuk menjalankan bisnis secara benar sesuai arah perusahaan.

· Menyepakati target kinerja dengan direksi.

· Beroperasi sebagai badan usaha yang member keuntungan kepada pemilik modal.

· Menjalankan kebijakan dan prosedur baku yang di tetapkan oleh Kantor Pusat.

· Menciptakan dan Meningkatkan nilai tambah perusahaan bagi pemilik modal, calom penanam modal dan pemangku kepentingan.

SUMBER DAYA MANUSIA

Aspek management Sumber Daya Manusia:

Aspek ini merupakan salah satu bagian yang terpenting dalam suatu organisasi, karena aspek ini mengelola dan mengatur suatu organisasi yang tentu nya harus memiliki kualitas SDM(Sumber Daya Manusia) yang baik agar pertumbuhan suatu organisasi tersebut berkembang sesuai dengan apa yang diharapkan. Untuk itu diperlukan suatu pendekatan oleh sebuah manajemen organisasi dalam membentuk karyawan atau karyawati yang memiliki kemampuan sesuai rata-rata:

1. Estimasi perusahaan

Dalam hal ini perusahaan memberikan sebuah perkiraan dalam menentukan jalan pengembangan strategis perusahaan yang kemudian di ikuti dengan perkiraan jumlah SDM yang dibutuhkan.

2. Sourcing

Perusahaan melakukan sebuah kegiatan yang di mulai dengan perekrutan, penyeleksian dan wawancara.

3. Program Pelatihan dan pengembangan karyawan ( Training)

Karyawan diberikan suatu pendidikan tambahan sebuah acuan pengembangan karyawan menuju arah yang lebih berpotensi.

4. Compensasi Skill

Karyawan diberikan kompensasi gaji sesuai dengan tingkal kemampuan yang ada.

Jika kita amati dalam struktur organisasi, SDM merupakan aset dalam organisasi untuk dapat mencapai tujuannya serta menjaga eksistensi organisasi tersebut ditengah-tengah era kompetisi usaha yang sangat maju. Di dalam kerangka organisasi HRD adalah posisi yang secara fokus mengelola SDM dalam organisasi memiliki peran strategis dalam manajerial aset SDM di dalamnya agar secara kondusif dapat berkerjasama antar SDM lainnya dalam mencapai tujuan yang direncanakan. Berikut merupakan tujuan manajermen sumber daya manusia:

1. Tujuan Organisasional

Bertujuan untuk dapat mengenali keberadaan sumber daya manusia dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Departemen sumber daya manusia membantu para manajer dalam menangani hal-hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

2. Tujuan Fungsional

MSDM memiliki tujuan untuk mempertahankan kontribusi departemen pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sumber daya manusia menjadi tidak berharga jika manajemen sumber daya manusia memiliki kriteria yang lebih rendah dari tingkat kebutuhan organisasi.

3. Tujuan Sosial

Ditujukan untuk secara etis dan sosial dapat proaktif terhadap kebutuhan-kebutuhan dan tantangan-tantangan masyarakat melalui tindakan meminimasi danmengantisipasi dampak negatif terhadap organisasi. Kegagalan organisasi dalam menggunakan sumber dayanya bagi keuntungan masyarakat dapat menyebabkan hambatan-hambatan.

4. Tujuan Personal

Ditujukan untuk membantu karyawan dalam pencapaian tujuannya, minimal tujuan-tujuan yang dapat mempertinggi kontribusi individual terhadap organisasi. Tujuan personal karyawan harus dipertimbangkan jika para karyawan harus dipertahankan, dipensiunkan, atau dimotivasi. Jika tujuan personal tidak dipertimbangkan, kinerja dan kepuasan karyawan dapat menurun dan karyawan dapat meninggalkan organisasi.

Standar biaya umum

Standar Biaya Umum (SBU) merupakan satuan biaya paling tinggi yang ditetapkan sebagai biaya masukan dan atau indeks satuan biaya keluaran yang penggunaaannya dapat bersifat lintas kementerian/lembaga dan/atau lintas wilayah. SBU memiliki peranan penting yakni sebagai sarana penentuan batasan alokasi sumber daya/anggaran dalam suatu kegiatan. Dengan adanya SBU diharapkan pengerluaran memiliki prinsif efisiensi (sesuai) dan efektifitas (tepat guna/sasaran)